W Japonii niegdyś prawo do posiadania pieczęci miał cesarz i jego zaufani dostojnicy. Około 1870 roku pieczęcie weszły do powszechnego użytku. Do dziś pieczęcie w Japonii wykonuje się ręcznie, a każdy obywatel ma obowiązek wyrobienia takiej unikatowej i niepowtarzalnej pieczęci, której używa jako oficjalnego podpisu w różnych sytuacjach życiowych nie tylko wtedy gdy odbiera listy na poczcie, ale także wtedy gdy stara się o kredyt w banku. W Polsce jest to zwyczaj raczej nieznany, choć faktycznie niektórzy przedsiębiorcy posługują się pieczątką firmową, co nie jest czynnością obligatoryjną. Pozwala ona jednak usprawnić niektóre z procesów w instytucjach finansowych czy urzędach.
W Polsce nie istnieje ustawowy wymóg posiadania pieczątki firmowej. Z powodu braku podstawy prawnej należy pamiętać, że nikt takiej pieczątki wymagać od nas nie może.
Pieczątka, podobnie jak w Japonii, pełni funkcję identyfikacyjną i informacyjną. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na tę formę identyfikacji niezbędne informacje, które powinny się na niej znaleźć to:
- nazwa firmy wraz ze wskazaniem jej formy prawnej,
- siedziba główna i adres przedsiębiorstwa,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP).
Dane podane na pieczęci muszą być zgodne z tymi, które przedsiębiorca podaje we wniosku CEIDG-1 (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Mogą być także rozszerzone o inne dane takie jak adres mailowy czy adres strony internetowej. Pieczątka służy uwiarygodnieniu dokumentów. Może zawierać logo firmy, co służy także identyfikacji wizualnej, a więc pośrednio także celom marketingowym.
Choć posiadanie pieczęci firmowej nie jest obligatoryjnie, szczególnie w firmach ubezpieczeniowych czy bankach usprawnia funkcjonowanie. Posiadając pieczęć nie trzeba bowiem pisać oświadczenia o jej braku, a koszty poniesione z wyrobienia pieczęcie są niewielkie w porównaniu z komplikacjami wynikającymi z jej braku.