Ewidencjonowanie operacji gospodarczych w małych przedsiębiorstwach odbywa się w księdze przychodów i rozchodów, zwaną w skrócie KPiR. Stosuje się ją w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, użyteczna jest dla spółek cywilnych, jawnych i partnerskich. Dla wszystkich powyższych form działalności gospodarczej jedynym ogranicznikiem w stosowaniu KPiR jest wysokości przychodów netto, która w roku obrotowym nie może przekroczyć 2 000 000 euro w polskiej walucie.
Księga przychodów i rozchodów należy do księgowości uproszczonej. Księguje się w niej przychody wynikające ze sprzedaży a także pozostałe przychody, zakupione towary i materiały podstawowe, jak i koszty z nimi związane wynikające chociażby z transportu czy dodatkowych kosztów opakowania. Znajdą się w niej wynagrodzenia pracowników oraz inne koszty związane z podstawową działalnością prowadzonej przez nas firmy. W księdze przychodów i rozchodów ujęte są także koszty prac badawczo-rozwojowych, co jest nowością funkcjonującą od 2016 roku.
Księga przychodów i rozchodów powinna zostać złożona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Podatnik może skorzystać z formy elektronicznej przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Warunkiem prowadzenia takiej rachunkowości jest spełnienie kilku wymogów. Należą do nich m.in.: określenie szczegółowej instrukcji programu, który wykorzystujemy w naszej księgowości; program, z którego korzystamy musi dawać nam możliwość niezwłocznego wglądu w księgi, a także możliwość wydrukowania wszystkich zawartych w nim danych. Nośniki, na których przechowujemy dany powinny z kolei chronić je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.
Praca przy księdze przychodów i rozchodów wymaga systematyczności. Zapisy dokonuje się pod koniec dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Warto skorzystać z profesjonalnej obsługi Biura Finansowo-Księgowego In-Plus, które dzięki profesjonalnej obsłudze i wieloletnim doświadczeniu pozwolą skupić się na prowadzeniu własnej firmy i sprawach związanych z jej rozwojem.
Ewidencję kosztów zakupu materiałów i towarów prowadzi się zgodnie z datą wystawienia faktury. Jeśli wystąpią w naszej firmy dostawy niefakturowane (towar przyjedzie szybciej niż dotrze do nas faktura) należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru z uwzględnieniem: imienia i nazwiska lub nazwy firmy, adresem, ilością, ceną jednostkową i ogólną wartością otrzymanego materiału lub towaru. Opis ten przechowywany jest do momentu otrzymania właściwej faktury i do niej dołączony. Ewentualne różnice między dokumentami powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach księgi przychodów i rozchodów.
Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w siedzibie firmy lub w miejscu specjalnie do tego określonym.
Podsumowując, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów służy ewidencjonowaniu przychodów ze sprzedaży oraz kosztów jakie ponosi się w związku z prowadzoną działalnością. Wykaz ten pozwala określić zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego i w prawidłowy sposób rozliczyć się z Urzędem Skarbowym w odpowiednim okresie.