Mówiąc o Krajowym Systemie e-Faktur, nierzadko pojawia się pojęcie faktur ustrukturyzowanych, któremu warto, przed wejściem w życie projektu, przyjrzeć się raz jeszcze. Tym bardziej, że dotychczas mieliśmy do czynienia z fakturami elektronicznymi w formacie PDF, czytelnymi dla ludzkiego oka. Dotychczasowe automatyzacje najczęściej bazowały na systemach OCR, pozwalających na automatyczne wprowadzenie niektórych danych do systemu bez konieczności ingerencji ze strony człowieka.
Faktury elektroniczne to elektroniczny odpowiednik faktur papierowych, istniejący w polskim prawodawstwie od 2004 roku (art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług). Faktura ustrukturyzowana to z kolei dokument wystawiony z pomocą Krajowego Systemu e-Faktur wraz z numerem identyfikacyjnym. Numer ten nadawany jest przez system i pozwoli zidentyfikować fakturę w KSeF. Formatem obowiązującym faktury ustrukturyzowane jest xml – format nieczytelny dla ludzkiego oka, którego deszyfrowaniem zajmie się odpowiedni program księgowy, współpracujący z zalecanym przez Ministerstwo Finansów formatem.
Od 1 września 2023 roku obowiązuję nowa wersja e-faktury FA(2), według doniesień prasowych ma ona być formatką docelową obowiązującą do momentu wdrożenia docelowego rozwiązania.
Ministerstwo Finansów zobowiązane jest do podania wszystkich technicznych wymogów dotyczących prawidłowego funkcjonowania elektronicznego przesyłu i przechowywania e-faktur. Szczegółowe informacje można znaleźć pod poniższym linkiem, co interesujące Ministerstwo udostępnia także środowisko testowe:
Warto zwrócić uwagę, że choć korzystanie z tego systemu jest nadal fakultatywne, to jednak cieszy się wśród podmiotów coraz większym zainteresowaniem.