4 sierpnia 2023 r. Prezydent RP podpisał ustawę, która wprowadza obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowa platforma teleinformatyczna będzie obowiązywała od 1 lipca 2024 roku większe firmy. Średnie i małe firmy zwolnione z VAT do zmian będą mogły przygotowywać się o pół roku dłużej, czyli do 1 stycznia 2025 roku.
Nowe przepisy mają przede wszystkim na celu uproszczenie procesu fakturowania, przyspieszenie zwrotu VAT, a także inne korzyści, do których należą: przyspieszenie płatności czy oszczędności związane z ograniczeniem kosztów przeznaczonych na przechowywanie dokumentów. Nie jest wiadome, w jakim stopniu wpłynie to na automatyzację procesu, a więc docelowo na ograniczenie miejsc pracy ludzi związanych z księgowością.
Przypomnijmy, że wprowadzane przepisy mają na celu umieszczenie e-faktur w bazie prowadzonej przez Urząd Skarbowy. Z jednej strony celem procesu jest dematerializacja faktur; ograniczenie zużycia papieru tak, by całkowitej cyfryzacji podlegał proces ich wystawiania, przesyłania i odbierania, a także przechowywania.
Warunki, które duże firmy muszą spełnić, by 1 lipca 2024 roku płynnie rozpocząć pracę na nowych zasadach, to:
– podpis elektroniczny oparty na certyfikacje kwalifikowanym;
– system informatyczny zintegrowany z systemem KSeF;
– zintegrowany z wymaganym standardem format faktur (xml);
– umożliwienie potwierdzenia odbioru faktur elektronicznych;
– zapewnienie bezpieczeństwa przesyłu i przechowywania danych;
– monitorowanie i zgodność działania systemu z zaleceniami Ministerstwa Finansów.