Płatności gotówkowe to fizyczny obrót pieniędzmi w postaci banknotów i monet. Przedsiębiorcy mogą regulować swoje zobowiązania wynikające z działalności podstawowej w sposób gotówkowy lub bezgotówkowy – przy użyciu karty płatniczej, internetowym zleceniem przelewu gotówkowego, blikiem, czy online kartą płatniczą. Płatności bezgotówkowe są ewidencjonowane w banku, podczas gdy obrót gotówkowy od lat jest pod czujną obserwacją, gdyż w dużo mniejszym stopniu podlega kontroli państwa.
By uporać się z tzw. szarą strefą wprowadzono limity na obrót gotówkowy pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. I tak firma nie może zrealizować płatności gotówkowej, jeśli jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. zł brutto. To ostatni rok z limitami o takiej wysokości. Od 2023 roku limit został ograniczony do 8 tys. zł brutto. Co istotne to fakt, że kwoty to obejmują łączną kwotę transakcji bez względu na to w ilu transzach została zapłacona. W limit ten nie wlicza się kompensata czy wymiana barterowa.
Należy pamiętać, że przed dokonaniem płatności powyżej 15 tys. zł brutto na rachunek innego przedsiębiorcy należy zweryfikować jego rachunek bankowy na tzw. białej liście podatników VAT.
Limit płatności gotówkowych nie dotyczy:
- podmiotów innych niż przedsiębiorcy
- przedsiębiorców posiadających ten status na podstawie rejestracji w innym kraju (przedsiębiorca zagraniczny), jeżeli na terytorium RP nie prowadzą działalności
- podmiotów wpisanych wyłącznie w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej
- przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych (te podmioty nie są w rozumieniu przepisów polskimi przedsiębiorcami)
- rolników ryczałtowych
- osób fizycznych dokonujących zakupu przedmiotów do majątku prywatnego przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, które następnie zostaną wciągnięte do ewidencji środków trwałych prowadzonych przez nich działalności gospodarczych (taka osoba nie spełnia definicji przedsiębiorcy)
- komorników (nie są przedsiębiorcami)
- przedsiębiorców zarejestrowanych poza Polską, świadczących usługi na terytorium RP (w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług).