W księgowości powstaje wiele dokumentów, jednym z nich jest lista płac, bez której nie obyłoby się funkcjonowanie żadnego z przedsiębiorstw. Choć motywowanie pracownika przez płace ma krótkie nogi, to jednak jest najczęściej spotykaną formą zachęcenia pracowników do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków. Choć premie, podwyżki i nagrody pieniężne motywują, to nie są elementem najdłużej utrwalającym efektywność pracownika (niekiedy stabilność zatrudnienia i klarowność wykonywanych obowiązków – jeśli idą w parze z godziwym wynagrodzeniem – są w stanie zdziałać większe cuda).
Wracając jednak do sedna sprawy, lista płac to dokument księgowy potwierdzający fakt naliczenia pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę wynagrodzeń. Lista płac obejmuje nie tylko wynagrodzenie ale także składki, które należy odprowadzić co miesiąc do odpowiednich urzędów, a także potrącenia wynikające z oferowanych w danej firmie benefitów. Niektóre ze składek pokrywa pracodawca inne przedsiębiorca. W dużych firmach przygotowuje się zbiorcze wyliczenia płac pracowników. Lista płac ułatwia wypełnienie deklaracji podatkowej a także wypełnienie dokumentacji ubezpieczeniowej. Lista płac sporządzana jest na ogół raz w miesiącu, lub częściej jeśli akurat w danym miesiącu wypłacane są także premie.
Podstawą sporządzenia listy płac jest umowa o pracę, ewidencja czasu pracy oraz dodatkowe dokumenty potwierdzające np. przyznanie premii.
Na podstawie listy płac przygotowuje się przelewy bankowe. Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, należy pamiętać o podpisie i dacie, które pracownik musi wypełnić w momencie odbioru wynagrodzenia.