Nota obciążeniowa, znana także jako nota księgowo-obciążeniowa czy nota obciążeniowo-uznaniowa, bywa pomocna w sytuacjach niejednoznacznych gospodarczo. Przydaje się w sytuacjach, w których wymagana jest korekta uprzednio wystawionych dokumentów lub naliczana jest kara umowna za nieterminową płatność. Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
Noty obciążeniowe funkcjonują w przypadku opłat za składki członkowskie, opłat skarbowych, przy obciążeniu dłużnika odsetkami od niezapłaconych dokumentów itp. Możliwe jest także korygowanie dokumentów notą obciążeniową, które to korekty nie dotyczą podatku VAT.
Dokument zgodnie z ustawą o rachunkowości, art. 21 dla dowodów księgowych powinien zawierać ściśle określone informacje, do których należą:
– nazwa dokumentu i jego numer identyfikacyjny;
– określenie stron dokonujących rozliczenia z uwzględnieniem nazwy i adresu;
– opis operacji gospodarczej wraz z uwzględnieniem jej wartości;
– data dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu;
– podpis wystawcy upoważnionej do wystawienia noty księgowej;
– kurs walut jeśli nota sporządzona jest w walucie innej niż PLN.
Zwyczajowo notę obciążeniową księgujemy w księdze przychodów i rozchodów.