Za wykonanie usługi lub dostawę towaru wystawiamy fakturę, która stanowi zobowiązanie do zapłaty. Zdarza się jednak, że z niewyjaśnionych przyczyn należność choć nie wpływa na konto dostawcy wpływa na jego płynność finansową. Jakie kroki osoba prowadząca działalność gospodarczą może przedsięwziąć, by zaległe płatności wyegzekwować?
Jednym z proponowanych w poprzednim wpisie sposobów jest wystawienie faktury pro forma, która nie stanowi dokumentu księgowego, a może być traktowana jako pewnego rodzaju monit, przypominający o zaległym zobowiązaniu. Z punktu widzenia prawa ważne jest, by takie przypomnienia miały formę pisemną, może być to przydatne w przypadku, gdy sprawa trafi do sądu. Nim jednak tak się stanie warto zastosować mediacje i porozumieć się z kontrahentem celem uniknięcia sporu sądowego. Wejście na drogę sądową bez uprzedniego zawiadomienia kontrahenta może zobowiązać nas do pokrycia kosztów procesu sądowego. Wezwanie do zapłaty powinno być nie tylko wystawione na piśmie, ale także wysłane na adres kontrahenta listem poleconym.
Gdy dłużnik w dalszym ciągu nie zobowiązuje się do zapłaty należy wejść na drogę sądową. Wymaga to uzasadnienia złożenia pozwu, w którym powinno znajdować się m.in. dokładne określenie roszczenia, data wymagalności spłaty oraz dokumentacja potwierdzająca starania pozyskania należności na drodze pozasądowej.
Jeśli sąd przychyli się do naszej prośby dłużnikowi pozostają dwa tygodnie na uregulowanie zaległej płatności.
Niezapłacone faktury są problematyczne także z przyczyn podatkowych. Obowiązek podatkowy powstaje także w przypadku faktur niezapłaconych. Działa tu zasada memoriałowa, która zobowiązuje przedsiębiorcę do uiszczenia podatku dochodowego i podatku VAT nawet jeśli faktura nie została uregulowana.
Ustawodawca wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców ustanowił, że w ciągu 90 dni od daty zapadalności faktury można wszcząć procedurę odzyskiwania podatku VAT od niezapłaconej faktury. Postępowanie tzw. ulga za złe długi obowiązuje dłużników będących czynnymi podatnikami VAT.
Sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana w przypadku próby odzyskania podatku dochodowego. Wyróżniono dwie przesłanki, które muszą być spełnione by rzecz taka w ogóle mogła mieć miejsce. Należą do nich fakt, że wierzytelność została zaliczona do przychodów należnych oraz że nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona.