Spośród różnorodnej dokumentacji księgowej możemy wyróżnić dokumenty, które nie mają wiążącego dla żadnej ze stron charakteru. Obok uregulowanych prawnie faktur i rachunków istniej pro forma, dokument właściwie grzecznościowy, służący przede wszystkim nieformalnej regulacji sytuacji między kontrahentami.
Faktura pro forma nie jest uregulowana prawnie, można ją wystawić w dowolnym momencie celem przedstawienia oferty i sposobu jej fakturowania. Pro forma może być przypomnieniem o zapłacie a także stanowić pewnego rodzaju przypomnienie o nieuregulowanej w terminie wyznaczonym na fakturze płatności. Istotne jest, że wystawienie pro formy nie podlega żadnym konsekwencjom prawnym, finansowym czy księgowym.
Faktura pro forma wygląda dokładnie tak samo jak faktura VAT. Zawiera te same elementy, do których należą: odpowiednie datowanie, numer i tytuł. Powinna zawierać także właściwe treści, uwzględniające cenę jednostkową i całościową a także opis zakupionego lub sprzedanego towaru czy usługi. Musi być jednak opisana jako faktura pro forma i głównie tym różni się od faktury VAT.
Pro forma nie jest jednak zobowiązaniem do zapłaty ani nawet dowodem, że do transakcji doszło. Uznawana jest jako element składanej oferty i pewną propozycję finansową.