Co wydawać może się paradoksem, by zarobić trzeba wydać, a wydatki te z kolei możemy odliczyć od podatku. To, co warto rozpoznać jako KUP, czyli koszty uzyskania przychodu, postrzegane jest jako wydatki potencjalnie obniżające podatek dochodowy.
Co do zasady powiększając wydatki w firmie pozbywamy się jej kapitału, nie zawsze jednak się to opłaca, o czym każdy przedsiębiorca musi sam zadecydować. Ogólna definicja KUP zakłada wydatki służące osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów. Przykładowe wydatki zaliczane do KUP, to najczęściej sprzęt biurowy, czyli komputer, telefon, ale także wydatki przeznaczone na utrzymanie siedziby takie jak czynsz. Wliczamy w nie nierzadko również internet, usługi księgowe, a przy pracy mobilnej, serwisowej mogą to być ubezpieczenia, leasingi, paliwo czy dojazdy do kontrahentów.
KUP wymaga rzetelnej dokumentacji fakturą, rachunkiem lub innym dowodem księgowym. Ważne jest również by wydatki były powiązane z przychodem firmy, co sprawia że zakres takich kosztów może być zaskakująco szeroki.
To, co jasno i kategorycznie nie podlega odliczeniu od podatku to wydatki na reprezentację, odsetki z tytułu nieterminowych spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych, wydatki związane ze spłatą rat pożyczek i kredytów. Co istotne, do tego roku limit odpisów amortyzacyjnych wynosił 150 tys. zł w przypadku samochodów osobowych jednak od stycznia 2026 ujęcie samochodu osobowego w kosztach firmy uzależnione jest od emisji dwutlenku węgla (CO2). Pojazdy spalinowe o emisji CO2 równej lub wyższej 50 g na kilometr osiągnęły próg wartości amortyzacji wynoszący 100 000 zł.
Przy rozróżnieniu przez przedsiębiorcę wydatku służbowego od prywatnego najważniejsze by zachować zdrowy rozsądek.