Choć w ostatnim roku podróżowaliśmy znacznie mniej, warto przypomnieć czym w zasadzie jest podróż służbowa oraz w jaki sposób należy rozliczyć koszty z nią związane.
Za podróż służbową uznaje się wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem pracy. W trakcie podróży krajowej za diety uznaje się ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, a także noclegi. Wszystkie wydatki poniesione w czasie krajowej podróży służbowej muszą być udokumentowane fakturą. Do kosztów wlicza się także opłaty dodatkowe, takie jak przejazd autostradą czy opłata za parking.
Każdy pracodawca może w regulaminie prowadzonego przedsiębiorstwa ustalić inne, wyższe stawki. Stawka minimalna tzw. krajowa wynosi 30 złotych za dobę podróży.
Co istotne, pracownik podróżujący 8 godzin w ciągu doby nie może liczyć na dietę, gdyż ta przewidziana jest dla podróży powyżej 8-12 godzin w wysokości 50 proc. ustalonej stawki, a 100 procent jeśli podróż trwa dłużej niż 12 godzin.
Ważne jest by przed rozpoczęciem podróży wstępnie oszacować koszty i wypłacić pracownikowi adekwatną zaliczkę. Pracownik musi się z tej kwoty rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu z podróży służbowej, dokumentując poniesione wydatki fakturami, rachunkami lub biletami.
Pracownik nie płaci podatku od zwróconych mu kosztów podróży a pracodawca wrzuca je w koszty uzyskania przychodu.
Osobą wydającą polecenie podróży jest pracodawca a pracownik nie może nie zgodzić się z jego postanowieniem, gdyż zgodnie z art. 100 kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany do stosowania się do poleceń pracodawcy. Podróżą służbową nie jest wykonywanie pracy na terenie miasta lub województwa, w którym to znajduje się siedziba firmy.
Coraz bardziej powszechnym medium płatności przy wyjazdach służbowych jest firmowa karta płatnicza, której limit traktowany jest jak zaliczka wypłacana pracownikowi przez pracodawcę na poczet podróży służbowej. Karta, którą dysponuje pracownik pozwala na dostęp do środków w wysokości salda przewidzianego na jej koncie. Nie jest więc możliwe przekroczenie dostępnych na niej środków. Każda z kart dedykowana jest na ogół jednemu pracownikowi. To pracodawca decyduje w jakim banku oferta kart dla pracowników jest dla niego najkorzystniejsza. Sposób ich użytkowania powinien być potwierdzony w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorstwa. W takim regulaminie powinno znajdować się przede wszystkim jasno określone kto taką kartą może dysponować, warunki, na jakich pracownik otrzymuje kartę oraz rodzaje wydatków, za które można mu płacić w sposób bezgotówkowy.