Aktywa i pasywa znane są każdej osobie prowadzącej działalność gospodarczą z pełną księgowością. Bilans, na który składają się aktywa i pasywa potrafi przeczytać każdy przedsiębiorca. Jednak już jego sporządzenie może nie być tak proste, szczególnie, gdy przypomnimy sobie głośne nagłówki z utajnieniem niektórych dóbr, do jakich dochodzi szczególnie często w przypadku zeznań majątkowych polityków, które to zeznania w dużej mierze przypominają wspomniany już bilans.
Definicję aktywów można znaleźć w wielokrotnie nowelizowanej ustawie o rachunkowości z 1994 r., w której to ujęciu pojęcie to brzmi dość enigmatycznie jako: „kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych”.
Spis aktywów sporządza się według ściśle określonej według ustawy tabeli. Mogą do nich należeć zarówno oprogramowanie komputerowe, sprzęt biurowy, ale także półprodukty wytworzone w toku produkcji oraz gotowe produkty czekające na swoich klientów. To zarówno przedmioty materialne jak i należności za sprzedane towary i usługi.
Aktywa dzielimy według czasu, który pozwoliłby nam je upłynnić. Oznacza to, że gotowe produkty, czekające na swoich klientów to aktywa obrotowe, podczas, gdy sprzęt biurowy (kupujemy na dłużej niż rok) zaliczałby się do aktywów trwałych. Uznaje się, że aktywa trwałe pozostają w firmie na dłużej niż 12 miesięcy i mają niski stopień płynności. Dokładne doprecyzowanie tego obszernego zagadnienia można znaleźć we wspomnianej już ustawie o rachunkowości.
Z kolei pasywa to wszystko to, co pozwala nam raportować źródło finansowania aktywów i dzięki czemu bilans wychodzi na zero! Zgodnie z definicją jest to źródło pochodzenia środków gospodarczych. W przypadku pasywów myślimy raczej o zobowiązaniach, czyli na przykład o zobowiązaniu do zakupu. Pasywa dzielimy na kapitał własny i obcy. Na kapitał własny składa się m.in. kapitał podstawowy określony na podstawie umowy spółki. To nic innego jak środki, które właściciele przeznaczają na rozpoczęcie działalności. Do kapitału obcego zaliczamy na przykład kredyty bankowe, zobowiązania wobec dostawców, zobowiązania wobec pracowników.
Wspomniany na początku bilans to zestawienie pasywów i aktywów, które pozwala na przedstawienie stanu firmy na konkretny dzień. Najczęściej sporządza się go na koniec roku obrotowego.