Księgi rachunkowe występują w pełnej rachunkowości, do której zobowiązane są m.in. spółki prawa handlowego, osoby fizyczne, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów, operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczyły 2 miliony euro, jednostki działające na zasadach prawa bankowego, gminy, powiaty, województwa, oddziały i ich przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, a także jednostki otrzymujące subwencje lub dotacje ze skarbu państwa.
Istnieje jednak pewna dowolność. Podmioty określone w ustawie muszą prowadzić księgi rachunkowe, podczas gdy małe i średnie przedsiębiorstwa mogą posiadać tego typu księgowość, ale nie muszą.
Księgi rachunkowe to ewidencja, odzwierciedlająca działalność firmy. Zapisy dokonywane są w formie chronologicznej, wskazują obroty i salda oraz aktywa i pasywa firmy.
Na księgi rachunkowe składa się dziennik prowadzony w porządku chronologicznym, który powinien być powiązany numerami z odpowiadającymi im dowodami księgowymi, księga główna, w której powinny znaleźć się ewidencja wszystkich operacji gospodarczych. W księdze głównej realizuje się także zasada podwójnego zapisu. Księga pomocnicza uszczegóławia zapisy księgi głównej. Przy księgach rachunkowych mamy także do czynienia z inwentarzem. Takim zapisem jest zestaw obrotów i sald oraz wykaz składników pasywów i aktywów.
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez profesjonalne biura księgowe lub wewnętrzne działy księgowości. To skomplikowany proces, który wymaga szczegółowej analizy. (W międzyczasie polecamy zapoznać się z ofertą biura księgowego InPlus). Księgi rachunkowe wymagają przestrzegania zasad, do których należy nie tylko chronologia, ale także konsekwencja zapisu. Na podstawie ksiąg rachunkowych można odtworzyć działalność firmy. Jednak na co dzień służą one bardziej pragmatycznym celom, do których należy: sporządzanie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i innych rozliczeń, sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Istotny pozostaje także czas zapisu. Zdarzenia gospodarcze powinny być zapisywane w księdze rachunkowej na bieżąco.