Prowadząc działalność gospodarczą sukcesywnie kupujemy rzeczy, przedmioty, wchodzące w skład majątku firmy. Są one niezbędne do jej funkcjonowania niekoniecznie jednak bezpośrednio związane z profilem firmy. Niektóre wydatki można ująć w kosztach uzyskania przychodu. Jednak inne składniki majątku firmy uznaje się za środki trwałe, które widnieją w kosztach w postaci odpisów amortyzacyjnych.
Do środków trwałych zaliczamy budowle, budynki lub lokale będące własnością odrębną, maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty. Przewidywany czas użytkowania takich przedmiotów powinien być dłuższy niż rok, a ich eksploatacja musi być zgodna z potrzebami prowadzonej działalności. KŚT, czyli Klasyfikacja Środków Trwałych, pokazuje aż 10 grup klasyfikujących majątek uznany przez przedsiębiorcę za środek trwały. Prawidłowa klasyfikacja pozwala na zastosowanie odpowiedniej dla nabytego przedmiotu stawki amortyzacyjnej. Podpowiedzi jak zaklasyfikować nabyty przedmiot można szukać u specjalisty, np. pracownika Biura Finansowo-Księgowego In-Plus, ale także w zakładce „wyszukiwarka” na stronie: https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/
Środki trwałe widnieją w kosztach w postaci odpisów amortyzacyjnych. W ewidencji ujmujemy je w wysokości wartości początkowej. Jest to niezbędne do ustalenia odpisów amortyzacyjnych. Środki trwałe możemy wycenić po kosztach nabycia, kosztach wytworzenia, jeśli środek trwały został wytworzony w ramach prowadzonej działalności oraz wartości rynkowej w przypadku, gdy wszedł w majątek firmy w ramach spadku lub darowizny. W drugim przypadku ważne jest by pamiętać, że koszt wytworzenia takiego przedmiotu musi zawierać: wartość zużytych materiałów (po cenie zakupu), usługi obce, wynagrodzenie pracowników, koszty delegacji, remontu, montażu, przeglądów i ulepszenia. Jest to istotne, gdyż wartość początkową środka trwałego ustalamy tylko raz i może ona się zmienić tylko w efekcie ulepszenia.
Każdy nowo nabyty środek trwały musi zostać oznakowany kolejnym w rejestrze numerem OT (przyjęcie środka trwałego) oraz szeregiem niezbędnych informacji, do których należą: nazwa środka trwałego, jego charakterystyka, wartość, data jego wystawienia i przyjęcia, nazwa i adres jednostki, która środek ten przyjmuje, miejsce użytkowania, stawka i metoda amortyzacji, symbol KŚT, numer inwentarzowy i podpis zespołu, do którego środek ten przynależy.