W wielu firamch urlop wypoczynkowy, postrzegany jako jedno z najważniejszych praw pracowniczych, planowany jest już na początku nowego roku kalendarzowego. Plany pracowników mogą ulec zmianom w ciągu roku, stąd też dość elastyczna jest forma egzekwowania zadeklarowanych dni wolnych od pracy. Z przyczyn losowych zwykle dochodzi do sytuacji, w których nie zawsze udaje się wkorzystać wszystkie dostępne dni urlopowe na czas.
Co do zasady, urlopy wypoczynkowe udzielane są zgodnie z planem urlopów. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlop w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeśli jednak tak się nie stanie, to zgodnie z Kodeksem pracy, zaległy urlop należy wykorzystać do 30 września następnego roku.
Warto rozwiać wątpliwości – niewykorzystane 4 dni urlopu na żadanie, to nie jest urlop, który przechodzi z roku na rok. Pula 4 dni urlopu na żądanie to pula niezmienna i niepodlegająca kumulacji.
Co wydaje się interesujące, to fakt, że rozbieżne są interpretacje możliwości rozdysponowania zaległego urlopu przez pracodawcę niezależnie od woli pracownika. Monisterstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uważa, że taka możliwość istnieje, podczas gdy Państwowa Inspekcja Pracy stoi na stanowisku, że niedopuszczalne jest narzucanie urlopu pracownikowi przez pracodawcę. W każdym z przypadków komunikacja się najważniejsza i pracownik z pracodawcą muszą dojść do porozumienia kiedy zaległy urlop wybrać. Nie może być też tak, że pracownik decyduje się na urlop wypoczynkowy – nawet zaległy – bez wiedzy i zgody przełożonego.
Pracowawca nie ponosi kary jeśli zaległy urlop nie został wybrany po 30 września następnego roku, jeśli pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim lub z powodów zdrowotnych nie może wybrać naliczonych dni wolnych. Jeśli z kolei dojdzie do rozwiązania stosunku pracy, gdy pracownikowi przysługują zaległe dni urlopowe, można wyrównać tę sytuację ekwiwalentem pieniężnym. Sytuacja taka dla pracodawcy oznacza konieczność biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów (w bilansie wykazywanych na ogół w pozycji rezerw). Dla pracodawcy oznacza to dodatkowy koszt w nadchodzącym roku wynikający z wynagrodzenia należnego za czas zaległego urlopu wypoczynkowego.