Drugie półrocze 2025 roku z pewnością zostanie zdominowane przez tematykę elektronicznych faktur. Dyskusje rozgorzały już na każdym z pól. Wcześniej zapowiadane odciążenie zawodu księgowego, zawodu, który według rozlicznych badań zagrożony jest wypaleniem zawodowym, teraz zagrożony jest przez automatyzacje. Ratunkiem ma być doświadczenie i zdolność do analitycznego weryfikowania systemów rzekomo dążących do samounicestwienia zawodu. Wcześniej ten sam medialny scenariusz pisany był programistom…
By odnaleźć się w gąszczu medialnych doniesień warto przypomnieć, że KSeF działa już, choć pod inną nazwą, we Włoszech, wdrażany jest także w innych państwach Unii Europejskiej. System dąży do całkowitej centralizacji, której nadrzędnym celem jest terminowa płatność, usunięcie faktur papierowych jak i tych wysyłanych w formacie PDF. Obowiązywać będą faktury ustrukturyzowane przesyłane w formacie XML o spójnym i zautomatyzowanym charakterze. Oczywiście system ten dotyczy faktur w obrębie danego państwa. Faktury w obrocie międzynarodowym pozostaną w niezmienionej formie – być może i na nie przyjdzie czas.
Choć automatyzacji przybędzie, to jednak będzie ona ograniczona przez system. I tak wydaje się, że jedno zamówienie będzie wymagało jednej faktury. Jeśli wcześniej faktury sprzedażowe mogły obejmować ich kilka, tak teraz ze względu na ograniczenia oferowanego systemu samych dokumentów, choć w formie elektronicznej, przybędzie. Struktura pliku jest ściśle określona przez Ministerstwo Finansów, co wpływa na ujednolicenie dokumentów niezależnie od tego z jakiego systemu księgowanego korzysta wystawca.
Faktury w KSeF dostaną dodatkowy numer identyfikacyjny oraz odpowiedni do czasu przesyłu znacznik czasowy. PDF może pozostawać wizualizacją przesłanej w języku XML faktury. Nie stanowi ono jednak dłużej dokumentu urzędowego. Dodatkowo fakturę w KSeF można będzie oznaczyć kodem QR, który wprost prowadzi do faktury, umożliwiając dostęp do informacji w niej zawartych.
O wszystkich możliwych nowościach będziemy informować na bieżąco.