Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie pieniężne wypłacane pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, gdy pracownik nie zdążył wykorzystać urlopu w wyznaczonym do tego terminie, a strony nie planują kontynuować współpracy na dotychczasowych zasadach. Warto wspomnieć, że urlop wypoczynkowy to świadczenie, którego pracownik nie może się zrzec.
Dla działu księgowości kluczowe są dwa zagadnienia: moment ujęcia kosztu oraz prawidłowa dekretacja (wynagrodzenie, składki ZUS, zaliczka PIT i wypłata netto).
W ujęciu bilansowym ekwiwalent traktuje się jak należność pracowniczą związaną z zatrudnieniem. Z perspektywy rachunkowości (zasada memoriału) koszt ujmuje się w okresie, którego dotyczy, czyli co do zasady w miesiącu, w którym ustał stosunek pracy (powstało roszczenie pracownika o ekwiwalent), nawet jeśli faktyczna wypłata nastąpi w kolejnym miesiącu.
W praktyce oznacza to, że na dzień końca miesiąca rozwiązania umowy często pojawia się zapis na rozrachunkach z pracownikiem oraz – jeśli dotyczy – rozliczenie składek ZUS finansowanych przez pracodawcę.