Dostosowanie systemów księgowych, wewnętrznych procedur czy samego obiegu dokumentów jest dla przedsiębiorców wyzwaniem czasochłonnym i niepozbawionym dodatkowych kosztów. Choć obowiązkowy KSeF jest wdrażany w Polsce od 1 lutego 2026 roku, całkiem sporo polskich firm potraktowało okres ochronny jako czas darowany na wdrażanie tej części cyfryzacji. I jak się okazuje nie wszyscy zdążyli na czas.
Wychodząc naprzecie wymaganiom przedsiębiorców okazało się, że okres ochronny wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur uległ wydłużeniu do końca 2027 roku. Tym samym Ministerstwo Finansów zdecydowało, że kary za błędy nie będą nakładane do 31 grudnia 2027 r.
Wydłużenie ochrony nie oznacza jednak zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF. Przedsiębiorcy powinni wystawiać faktury w systemie zgodnie z terminami właściwymi dla swojej grupy, a dodatkowy czas traktować jako okres na ustabilizowanie procesów i usunięcie błędów. Administracja skarbowa zapowiada w tym czasie przede wszystkim działania informacyjne i wsparcie użytkowników na drodze do dalszej cyfryzacji procesu.
Decyzja odpowiada na postulaty firm, organizacji branżowych i ekspertów podatkowych. Wdrożenie KSeF wymaga nie tylko zakupu lub aktualizacji oprogramowania, lecz także nadania uprawnień pracownikom i biurom rachunkowym, integracji z systemami finansowo-księgowymi, przeszkolenia zespołów oraz przygotowania procedur awaryjnych. Szczególne wyzwania dotyczą mikro- i małych przedsiębiorstw, które dysponują mniejszymi zasobami technicznymi i kadrowymi.
Okres ochronny powinien zostać wykorzystany aktywnie. Firmy powinny testować wystawianie i odbieranie faktur, weryfikować poprawność danych, ustalić zasady kontroli dokumentów oraz monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów. Warto również jasno podzielić odpowiedzialność między dział księgowy, sprzedaż, IT i zewnętrzne biuro rachunkowe. Pozwoli to ograniczyć ryzyko zakłóceń, gdy system zacznie funkcjonować w pełnym reżimie sankcyjnym.