Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy może dziś pełnić funkcję faktury uproszczonej, jeżeli wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto albo 100 euro. Taki dokument nie musi zawierać wszystkich danych wymaganych na zwykłej fakturze, na przykład imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz jego adresu. Dla przedsiębiorcy stanowi jednak podstawę do ujęcia wydatku w księgach i – po spełnieniu ogólnych warunków – odliczenia podatku VAT. Rozwiązanie jest szczególnie popularne przy drobnych zakupach firmowych, takich jak paliwo, materiały biurowe czy niewielkie wyposażenie.
Zgodnie z harmonogramem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur paragony z NIP do 450 zł mogą być uznawane za faktury uproszczone i pozostawać poza obowiązkowym KSeF tylko do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP utraci status faktury. Sam wydruk nadal będzie mógł potwierdzać sprzedaż i zapłatę, lecz w obrocie między przedsiębiorcami nie zastąpi dokumentu potrzebnego do rozliczeń podatkowych.
Jeżeli nabywca prowadzący działalność będzie chciał udokumentować zakup fakturą, sprzedawca powinien wystawić ją w KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną, również wtedy, gdy kwota nie przekracza 450 zł. Oznacza to zmianę przede wszystkim dla sklepów, stacji paliw, punktów gastronomicznych i innych firm obsługujących jednocześnie konsumentów oraz klientów biznesowych. Konieczne może być dostosowanie kas, systemów sprzedażowych i programów księgowych, a także przeszkolenie pracowników, aby już przy transakcji prawidłowo rozpoznawali, czy klient potrzebuje faktury.
Likwidacja paragonów uproszczonych wpisuje się w szerszą cyfryzację fakturowania. Jej celem jest ujednolicenie obiegu dokumentów, automatyzacja księgowania i zwiększenie przejrzystości rozliczeń VAT. Dla kupujących korzyścią będzie dostęp do faktury w jednym systemie i mniejsze ryzyko zgubienia papierowego dokumentu. Dla sprzedawców zmiana może jednak oznaczać więcej czynności przy drobnych transakcjach, zwłaszcza gdy proces wystawiania faktury nie będzie na czas zintegrowany z kasą.