Wiemy już, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. W wielu przedsiębiorstwach trwają przygotowania i testy celem wdrożenia nowych zasad wystawiania i przesyłu faktur. Wiemy również, że od 1 lutego 2026 roku obowiązywać będzie nowelizacja ustawy o VAT.
Ministerstwo Finansów, chcąc sprostać wyzwaniu, prace podzieliło na dwa etapy, jako pierwsze na elektroniczny system przejdą przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 roku 200 mln złotych. Podczas, gdy pozostali przedsiębiorcy z nowym systemem zmierzą się dwa miesiące później, czyli 1 kwietnia 2026 roku.
Jak deklarują specjaliści, jest jeszcze czas, by móc przetestować wszystkie możliwości nowego systemu, jednak w tym przypadku nie jest zalecana prokrastynacja. Zmiana sposobu fakturowania to wyzwanie dla wszystkich przedsiębiorców, a – nie chcąc straszyć – utrudnienia mogą pojawić się na najmniej spodziewanych etapach prac.
Ta nieco wymuszona modernizacja zmusza większość pracodawców do przemyślenia dotychczasowego sposobu funkcjonowania. Jest więc to okazja, by usprawnić sposób pracy niezależnie od potencjalnych zagrożeń, takich jak fluktuacja kadr czy potencjalne zwolnienia będące skutkiem usprawnienia procesów administracyjnych.
Prace nad wdrożeniem systemu KSeF z pewnością w wielu firmach biegną równolegle z innymi usprawnieniami, które muszą ze sobą korespondować. Wydłużający się czas wdrożenia KSeF działa na niekorzyść projektu, powodując nie tylko potencjalny odpływ pracowników, ale także czas niezbędny na ich przeszkolenie w nowym środowisku pracy.
Wdrożenie KSeF wymaga przeprowadzenia i skoordynowania wielu testów. Błędy po przejściu na obowiązkowy KSeF mogą nas jednak wiele kosztować. Szczególnie intensywne prace trwają w polskich oddziałach zagranicznych korporacji, w których już samo budżetowanie wydatków związanych z nowym systemem stanowi nie lada wyzwanie. Dotyczy to zarówno kwestii finansowych, jak i przygotowania odpowiedniej dokumentacji, które będą również kompatybilne ze standardami firmy matki.
Z dzisiejszej perspektywy proces wystawiania faktur może zostać w przyszłości poddany częściowej lub całkowitej automatyzacji. Jednak wiadomo jak to z automatyzacjami bywa, nierzadko potrzebują manualnej ingerencji, by utrzymać proces płynnym. Wydaje się więc, że im więcej będziemy wiedzieć o tym, jak poruszać się w nowym środowisku, szybciej będziemy w stanie niwelować potencjalne nieporozumienia i unikać potencjalnych błędów.
I choć nie wydaje się, by termin 1 lutego 2026 miał ulec zmianie, to jednak potencjalna awaria systemu może doprowadzić do poważnych ryzyk operacyjno-finansowych. By ustrzec się takiego scenariusza warto śledzić komunikaty rządowe. Uruchomiono już infolinię na potrzeby wątpliwości i niejasności funkcjonowania systemu oraz zapowiedziano funkcjonowanie harmonogramu prac konserwacyjnych, które miałyby ostrzec przed ewentualną przerwą w działaniu systemu.